举办大型学术会议流程(含会议预算审批表)
作者： 来源：学科办 时间：2020-09-22 阅读次数：次
一、邀请、审批阶段
1．确定邀请函：拟定参会成员名单，发送邀请函，邀请函须确定会议时间、地点、会议流程、会议联系人等。注意：会议邀请函需有住宿、交通等费用说明。（负责人：主办会议教师团队）
2．参会人员名单：确定参会人员名单，方便后续事项的办理。（负责人：主办会议教师团队）
3．会议预算填写：根据参会人员名单，与主办会议的教师联系沟通，填写《会议预算审批表》。注意：按照现有文件，非科研会议经费预算每天每人400元（其中，住宿不超过200元，伙食不超过120元，其他费用不超过80元），科研会议经费预算每人每天不超过600元。(若外籍人士3人以上且达到参会人数的三分之一以上，每人每天700元。其中，伙食控制在三分之一以内，其余可统筹)（负责人：主办教师、学科办）
4．会议预算审批：到行政楼人文社科处、研究生院审批《会议预算审批表》，若超出2万，须分管校领导审批。注意：若有外宾，还需通过网上境外系统申报。（负责人：学科办）
5．《学术会议审批表》填写：表格时间、地点、联系人、主要议题等具体内容，教师须填写完整并经主办负责人签字，至少一周前交到人文学院学科办公室211b。（负责人：主办会议教师团队）
6．《学术会议审批表》审批：前往行政楼人文社科处、宣传部审批，若有外宾，还需通过外事处审批。（负责人：学科办）
二、会议前期准备
1．预定酒店、机票、餐饮、会议场地：提早一个月左右，主办会议教师做好来会嘉宾的住宿安排，住宿一般是标间，需列出标间名单。餐饮一般安排在校内怡口乐，每人每天不超过120元。会议场地一般设在图书馆或者南校区岩松堂。（茶山酒店——宜必思酒店：13599685319；索特莱酒店：19906671003；怡口乐餐厅叶经理：660534；图书馆阮老师：660212，岩松堂：掌上办事系统）（负责人：场地预定学科办；机票预定：如有特殊需求，可与学院联系；餐饮预定、酒店预定办公室）
2．制作会议手册、论文集锦：会议主办教师团队确定相关内容，学科办联系制作。（手册内容确定：会议主办教师团队；制作负责人：学科办）
3.制作易拉宝、喷绘、ppt、席签：会议主办教师团队确定会议名称、时间、地点、主办、承办或协办单位及需制作席签的参会名单，学科办联系制作。（内容确定：会议主办教师团队；制作负责人：学科办）
4．微信推送宣传。主办老师提供会议内容、会议目的、会议主要嘉宾介绍等相关信息，学科办制作。（微信内容确定：会议主办教师团队；制作负责人：学科办）
5．会议所需物品购买：如笔、本子、胸牌、资料袋、矿泉水等。（负责人：学科办）
6．预定会场拍照人员。如有需要，联系专业拍摄人员拍摄合影。（负责人：学科办）
7．南北校门口led屏播放：提前一周联系宣传部播放会议ppt。（负责人：学科办）
8．邀请校领导出席。如果邀请校领导出席，会议主办教师需提前一周告知学院。（负责人：学科办）
9．再次通知嘉宾参会：可温馨提示温州天气、飞机或动车场到酒店的路线和费用。（负责人：主办会议教师团队）。
三、报到当天
1．嘉宾报道：安排1到2名学生负责接待。学科办负责把装好的会议资料装袋送到酒店。教师可根据情况决定是否接送参会来宾。（负责人：主办会议教师团队）
2．会场布置：联系主办会议教师团队和会议场地负责单位，摆放喷绘、席签，调试电脑、音响，试播放ppt等。（负责人：学科办）
四、会议当天
1．引导参会人员到场：可指定1-2名学生引导参会嘉宾到会议现场。（负责人：主办会议教师团队）
2．再次检查会场：包括席签、签到表、水、led屏、电脑调试等。（负责人：学科办）
3、会场相关服务。（负责人：学科办）
4.摄影及会议记录。会前做好与摄影师的对接。安排专人做好会议记录，以便发布新闻。（摄影对接负责人：学科办；会议记录：主办会议教师团队）
五、收尾阶段
1．费用报销。整理好各类发票，包括住宿、餐饮、宣传制作、会议物品购买发票，交给学科办报销。（负责人：主办会议教师团队、学科办）
2．会议新闻：主办教师把经自己审核后的新闻稿发给学科办，学科办负责发布。（负责人：主办会议教师团队、学科办）
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